Denna integritetspolicy anger våra riktlinjer och beskriver vilken information vi samlar in om våra kunder, leverantörer, partners och besökare på våra webbplatser och sociala medier, hur och varför vi samlar in och använder informationen samt hur vi skyddar våra kunders rättigheter och följer dataskyddslagstiftningen.
Insamling, lagring, sammanställning, utlämning och annan behandling av personuppgifter regleras av personuppgiftslagen. Lagen ställer strikta krav på konfidentialitet och säkerhet vid behandling av personuppgifter. Datainspektionen övervakar efterlevnaden av lagen. ”Personuppgifter” är information och bedömningar som kan kopplas till en fysisk person, till exempel namn, bostadsadress och e-postadress. Som kund kan du lita på att vi skyddar din integritet och är öppna om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Ansvarig
Scanmatic AS med organisationsnummer 920 353 908 är ansvarig för företagets behandling av personuppgifter. I lagen avses med ”personuppgiftsansvarig” den som bestämmer syftet med behandlingen av personuppgifter och vilka medel som ska användas. Det är personuppgiftsansvarig som ansvarar för att behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med lagen.
Typer av personuppgifter
Vi samlar endast in och lagrar data som du frivilligt lämnar till oss, till exempel genom köp och försäljning av produkter och lösningar, besök på mässor, deltagande i evenemang eller andra förfrågningar relaterade till vår verksamhet.
Informationen vi samlar in och lagrar är endast relaterad till din professionella roll och omfattar företagsinformation och din kontaktinformation såsom namn, avdelning, titel, telefonnummer och e-postadresser.
Information lagras i SuperOffice som är företagets CRM-system.
Dessutom lagras relevant e-post eller skriftlig kommunikation som vi tar emot från dig.
Vid köp och handel kommer informationen även att kopplas till vårt ERP-system (Visma Business), där kontaktinformation kopplas till order, varor och fakturainformation. Visma Business körs också på egna lokala servrar.
Syfte
Informationen som lagras används endast för att hantera ditt professionella kundförhållande. Detta inkluderar korrespondens i en försäljningsfas, hantering av köp och försäljning inklusive varuleveranser och fakturering samt utsändning av professionell och användbar information om företaget och relevanta produkter och lösningar.
Lagring
Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt utifrån de syften som beskrivs ovan eller för att uppfylla specifika lagkrav. Detta innebär att lagringstiden för olika typer av information kan variera. Bokföringslagen kräver att fakturainformation lagras i minst 5 år. Vi behöver lagra kontaktinformation så länge du är vår kund (och en viss period efter detta, bland annat för att kunna erbjuda dig bästa möjliga service om du väljer att återvända till oss), medan vi för andra typer av information (t.ex. e-post) kan ha ett kortare lagringsbehov.
Utlämning av information
Företag i Scanmatic-gruppen är både leverantörer, kunder och partners till delar av vår verksamhet och våra tjänster. Relevant information delas därför för samma syften som beskrivs ovan.
Även vissa andra tredje parter utför tjänster på våra vägnar. Sådana tredje parter ges tillgång till relevant information för samma syften som beskrivs ovan.
Vi ingår skriftliga avtal med tredje parter som vi delar information med och ställer tydliga krav på att följa gällande dataskyddslagstiftning, inklusive kraven på informationssäkerhet.
I den utsträckning det krävs enligt lag eller domstolsbeslut eller är nödvändigt för utredning av eventuella lagbrott mot vår verksamhet kan relevant information lämnas ut till offentliga myndigheter eller andra berättigade.
Skyddar informationen
Vi arbetar planerat och systematiskt med att upprätthålla informationssäkerhet. Vi har implementerat nödvändiga tekniska, organisatoriska och fysiska åtgärder mot obehörig åtkomst och användning.
I samband med eventuell omorganisation, omstrukturering, fusion, försäljning eller annan överföring av tillgångar överför vi information, inklusive personuppgifter, förutsatt att mottagaren godtar att respektera dina personuppgifter på ett sätt som är förenligt med vår integritetspolicy.
Informationskapslar och spårningsbilder
När du besöker våra webbplatser registrerar vi automatiskt informationskapslar (cookies), spårningsbilder och IP-adresser.
Informationskapslar är små datafiler som lagras på din enhet när du surfar och använder webbplatser och tjänster på internet. En spårningsbild (pixeltagg) är en osynlig markör som placeras på vissa webbsidor.
Vi använder informationskapslar bland annat för att mäta trafiken på våra webbplatser och få information om vilka delar av vår webbplats som är mest besökta vid vilka tider, hur besökarna navigerar på webbplatsen och längden på besök. Huvudsyftet med detta är att säkerställa och förbättra prestanda och funktionalitet på webbplatsen.
Länkar till webbplatser och tjänster
Våra webbplatser kan innehålla länkar till andra. Scanmatic AS ansvarar inte för sådana externa webbplatser.
Scanmatic finns på sociala medier (Facebook, LinkedIn), men det finns ingen koppling mellan aktivitet på dessa och registrering av personuppgifter.
Insyn och radering
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar och vad vi använder dem till.
Det är viktigt att informationen vi har om dig är korrekt. Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga eller oexakta.
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade. Vi raderar dina personuppgifter när de inte längre är nödvändiga för det syfte de samlades in för, och vi inte längre behöver dem för att uppfylla en lagstadgad skyldighet.
Om du vill utöva någon av dessa rättigheter kan du kontakta oss (se kontaktinformation).
Om du anser att vi inte följer dina rättigheter har du möjlighet att klaga direkt till oss eller till Datainspektionen.
Kontaktinformation
För frågor som gäller integritetspolicyn eller användning av personlig information, informationskapslar eller liknande teknologi, kan du kontakta oss på e-postadressen company@scanmatic.no. Du kan också använda följande kontaktuppgifter:
Scanmatic AS
Bedriftsveien 17
4841 Arendal
Telefon: 37 05 95 00